Privacybeleid.

Hoe gaat Sebsoft om met uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Dit betekent:

• Wij verkopen uw gegevens niet.
• Wij stellen uw gegevens alleen beschikbaar aan derden als dat nodig is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan de dienstverleners die hieronder staan beschreven, of als de wet dat vereist.
• Wij gebruiken uw gegevens alleen om u op de hoogte te houden van de ontwikkelingen rond Sebsoft en haar diensten en producten als u daarvoor toestemming hebt gegeven of als de wet dat op een andere manier toestaat.
• We gebruiken de gegevens voor onze financiële administratie.
• We verzamelen data over het gebruik van diensten om deze anoniem te verwerken en onze techniek hierop aan te passen.

Sebsoft is een Nederlandse onderneming en onze hostingplatformen draaien in Europese datacenters. Voor sommige onderdelen van onze eigen bedrijfsvoering, zoals onze telefoonassistent en agenda, werken we met externe dienstverleners die gegevens ook buiten Europa kunnen verwerken. Zie Bellen met Joris, onze AI-telefoonassistent.

Voor meer informatie verwijzen wij u naar de algemene voorwaarden.

Privacy statement

Sebsoft B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken voor onze eigen dienstverlening en bedrijfsvoering, zoals facturatie, contact met u en contractbeheer. Daarvoor verzamelen we de volgende soorten gegevens van u (betrokkene):

Particulieren: Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankgegevens.

Bedrijven: Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, adres, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, bankgegevens.

Verwerken klanten persoonsgegevens in Moodle-omgevingen die wij voor hen hosten, dan zijn wij voor die gegevens doorgaans verwerker namens die klant. De klant bepaalt dan waarvoor en hoe die gegevens worden verwerkt. Met vragen of verzoeken over die gegevens kunt u zich het best tot die organisatie wenden.

Waarom hebben we het nodig?

• Naam en adres: voor de factuur en registratie van domeinnamen.
• E-mailadres: voor facturen en verificatie van domeinnamen.
• Telefoonnummer: voor contact bij storing of verificatie van domeinnamen.
• Bankgegevens: bij betaling via automatische incasso.
• KvK- en BTW-nummer: voor domeinregistratie, SSL-certificaten en de belastingdienst.

Wat doen we ermee?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt bij Sebsoft B.V. te Halsteren. Hosting en opslag op onze eigen platformen vinden plaats in datacenters binnen West-Europa. Voor een aantal onderdelen van onze bedrijfsvoering werken we met externe dienstverleners, die gegevens ook buiten Europa kunnen verwerken. Hieronder leest u hoe dat zit.

Voor onze telefoonassistent leest u hieronder ook wat de leverancier in zijn productinformatie zegt over mogelijk gebruik van gegevens om zijn dienst te verbeteren.

Hoelang bewaren we het?

Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, zoals onze financiële en fiscale administratie, bewaren we zo lang als de wet voorschrijft; voor de fiscale administratie is dat in de regel 7 jaar. Andere persoonsgegevens bewaren we zolang ze relevant zijn voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, zoals het uitvoeren van een overeenkomst of het afhandelen van uw vraag. Voor gesprekken met onze telefoonassistent, zie Bellen met Joris. Gebruiken we uw gegevens voor marketingcommunicatie, dan bewaren we ze daarvoor totdat u uw toestemming intrekt, bezwaar maakt of laat weten dat u die informatie niet meer wilt ontvangen.

Bellen met Joris, onze AI-telefoonassistent

Belt u Sebsoft, dan kan Joris de telefoon opnemen: een AI-telefoonassistent die draait op diensten van een externe leverancier. Aan het begin van het gesprek laat Joris weten dat u met een AI-assistent spreekt. Spreekt u liever niet met een AI-assistent, dan kunt u ons ook mailen via helpdesk@sebsoft.nl.

Wat we verwerken en waarom. Joris verwerkt uw stem en de tekst van wat u zegt, uw naam en telefoonnummer als u die noemt, het nummer waarmee u belt, het tijdstip en de duur van het gesprek en, als u een afspraak maakt, de gegevens die daarvoor nodig zijn. Dat gebruiken we om uw vraag te beantwoorden, op te volgen en afspraken in te plannen. U bent niet verplicht gegevens te geven, maar zonder naam of telefoonnummer kunnen we u mogelijk niet terugbellen.

Na het gesprek. Moeten wij iets doen naar aanleiding van het gesprek, dan maakt Joris een samenvatting. Die komt in onze interne contact- en dossieradministratie en kan ook worden vastgelegd in het CRM-systeem dat wij zelf hosten. Maakt u een afspraak, dan gaat die via Sebsoft Meet, onze afspraakplanner, naar onze agenda. Wij werken met de samenvatting en de afspraakgegevens; audio en transcripties komen niet in onze eigen administratie.

Dienstverleners en doorgifte. Voor Joris gebruiken we externe dienstverleners voor telefonie, spraakherkenning en AI-verwerking, en een agendadienst voor afspraken. Volgens de openbare productinformatie van de leverancier van de telefoonassistent kunnen gepseudonimiseerde spraakgegevens worden gebruikt om de dienst te verbeteren. Gepseudonimiseerde gegevens zijn niet anoniem en blijven dus persoonsgegevens. Uw gegevens kunnen ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. De AVG staat zo'n doorgifte alleen toe onder de voorwaarden die zij stelt, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of met standaardcontractbepalingen.

Grondslag. Bent u zelf, als natuurlijk persoon, partij bij een overeenkomst met Sebsoft, of zet u op uw eigen verzoek concrete stappen richting zo'n overeenkomst, bijvoorbeeld door een offerte op te vragen of een afspraak te maken, dan verwerken we de gegevens uit uw gesprek op grond van artikel 6 lid 1 onder b AVG, voor zover dat nodig is voor die overeenkomst of die stappen. Belt u namens een zakelijke klant of prospect, ook over een offerte, opdracht, lopende overeenkomst of afspraak, dan beroepen we ons doorgaans op ons gerechtvaardigd belang om goed bereikbaar te zijn en zakelijke vragen en opdrachten op te volgen (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Dat geldt ook voor andere vragen en kennismakingsgesprekken. Op die grond verwerken we niet meer dan voor dat belang nodig is, en u kunt tegen die verwerking bezwaar maken.

Bewaren. De leverancier van de telefoonassistent kan audio en transcripties tijdelijk bewaren. Volgens zijn productinformatie worden die gegevens verwijderd of geanonimiseerd zodra ze niet meer nodig zijn.

Samenvattingen en afspraken bewaren we zolang ze nodig zijn voor uw vraag, eventuele toezeggingen en ons zakelijk contact met u. Ze helpen ons bij een volgend contact te zien welke vragen en afspraken er eerder waren.

Wilt u deze gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, of maakt u bezwaar tegen het gebruik ervan, mail ons dan via privacy@sebsoft.nl. Vraagt u om inzage, dan laten we u ook weten welke ontvangers uw gegevens hebben gekregen. We beoordelen elk verzoek afzonderlijk; sommige gegevens moeten we mogelijk bewaren, bijvoorbeeld voor een lopende opdracht of een wettelijke verplichting.

Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG heeft u, voor zover van toepassing op de betreffende verwerking, het recht om:

• uw persoonsgegevens die wij hebben in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten rectificeren;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van uw gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang en tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing;
• gegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of aan een andere partij te laten overdragen (overdraagbaarheid);
• uw toestemming in te trekken als wij gegevens op basis van toestemming verwerken. Dat heeft geen gevolgen voor de verwerking van vóór de intrekking.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen, mail ons dan via privacy@sebsoft.nl. De meeste gegevens kunt u ook inzien of rectificeren via ons klantenpaneel.

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze privacycontactpersoon:

Sebsoft B.V.
T.a.v. privacycontactpersoon (Karin Walters)
Vang 14a
4661 TX Halsteren
privacy@sebsoft.nl

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.